データ結合

名刺や宛名、証明書などで、Excelなどの一覧データを版下に流し込み、1件ごとに内容の違う印刷物を一括で作る機能のこと。

現場ではこう使う

差し込み元のExcelを受け取ったとき、一番注意するのは表記ゆれ。会社名の書き方、電話番号の書式、全角と半角の混在などが典型で、まず「その表記ゆれを印刷会社側で直してよいか」を確認する。一見誤字に見えても、髙／高、﨑／崎、邊／辺のように意図的な表記（異体字）の場合があり、勝手に統一すると事故になる。役職欄や会社名なし、郵便番号なしといった空欄の扱いも、作業前にルールを決めておく。データは「1行＝1件、1列＝1項目」を基本形とし、セル結合はできるだけ避けてもらう。修正を加えた場合は、修正後のデータを発注元に確認してもらう。差し込み印刷は1文字の間違いが100〜1,000件単位の事故につながるため、印刷そのものより前段階の確認が重要になる。

もう少し詳しく

名刺・宛名・DM・証明書・賞状・会員証など、氏名や住所など1件ごとに内容が異なる印刷物を作るときに使う機能。ExcelやCSVで管理された一覧データを、InDesignなどの差し込み印刷機能で版下に流し込み、件数ぶんのバリエーションを一括で生成する。

関連語

可変印刷